Cuprins
Ce vei învăța din acest articol
- Cum economisești timp prin preluarea automată a datelor clienților.
- Procesul de identificare prin CUI/CIF direct din baza de date ANAF.
- Cum se salvează automat partenerii noi în lista ta de contacte.
Adio introducere manuală a datelor
Una dintre cele mai mari pierderi de timp în procesul de facturare este completarea manuală a sediului, județului sau a numărului de înregistrare la Registrul Comerțului pentru fiecare client nou. În Facturi-Online.ro, acest proces este aproape instantaneu și elimină riscul de eroare umană.
Pașii pentru crearea automată a unui client
Există două modalități prin care aplicația îți „construiește” automat baza de date cu clienți:
1. În timpul emiterii unei facturi noi
Atunci când te afli în ecranul de Emitere Factură, nu este nevoie să mergi mai întâi la secțiunea „Clienți”.
- Pasul A: În câmpul CUI/CNP client, introdu doar cifrele codului fiscal al partenerului tău.
- Pasul B: Aplicația interoghează automat baza de date ANAF. În câteva secunde, restul câmpurilor (Nume client, Adresă, Reg. Com., Județ) se vor completa singure.
- Pasul C: Odată ce apeși butonul „Încarcă Factura”, clientul este salvat automat în secțiunea „Clienți” pentru orice utilizare viitoare.
2. Prin importul din sistemul e-Factura (SPV)
Dacă primești facturi de la furnizori care sunt și clienții tăi sau dacă ai un flux de facturi trimise din alte surse:
- De fiecare dată când aplicația procesează o factură nouă în tab-ul „Facturi SPV”, sistemul verifică dacă entitatea respectivă există în lista ta.
- Dacă nu există, aplicația creează automat fișa clientului folosind datele extrase din fișierul XML oficial.
Avantajele creării automate
- Validare în timp real: Preluarea datelor prin CUI îți confirmă pe loc dacă firma parteneră este activă sau dacă are codul fiscal valid.
- Uniformitate: Toate adresele vor fi formatate corect, respectând standardele cerute de sistemul e-Factura, ceea ce scade șansa ca factura să fie respinsă de ANAF.
- Fără dubluri: Sistemul recunoaște clienții după identificatorul unic (CUI) și va actualiza informațiile în loc să creeze o intrare nouă dacă partenerul și-a schimbat sediul, de exemplu.
Ce trebuie să știi
- Prefixul „RO”: În câmpul de căutare prin CUI, poți introduce numărul cu sau fără prefixul „RO”. Sistemul este suficient de inteligent să gestioneze ambele variante.
- Persoane Fizice: Pentru clienții persoane fizice (unde folosești CNP), datele trebuie introduse manual prima dată, deoarece acestea nu sunt publice în baza de date ANAF. Odată salvat primul document, și aceștia vor apărea automat în sugestiile de căutare.
- Date incomplete: Dacă un client are sediul într-o clădire de birouri complexă, poți oricând să editezi manual fișa creată automat pentru a adăuga detalii precum „Etaj 4, Ap. 12”.
Următorii pași
Acum că știi cât de simplu este să adaugi parteneri, încearcă o Cum emiți o factură folosind doar un CUI pentru a vedea magia la lucru, sau vizitează secțiunea Clienți pentru a vedea cum arată lista ta actualizată.