Cuprins
Ce vei învăța din acest articol
- Cum să expediezi rapid factura în format PDF direct către client.
- Cum să adaugi adresa de email a destinatarului în baza de date.
- Unde găsești opțiunea de trimitere în interfața aplicației.
- Cum să verifici dacă factura a fost trimisă cu succes.
Când ai nevoie de acest ghid
- Ai emis factura și ai încărcat-o în SPV, iar acum vrei ca și clientul tău să primească o copie lizibilă (PDF).
- Vrei să economisești timp și să nu mai descarci factura manual pentru a o atașa unui email separat.
- Ai nevoie de o evidență clară a documentelor comunicate partenerilor tăi.
Pași de urmat
Accesează lista de facturi: Mergi la secțiunea „Facturi” din meniul lateral stânga.
Identifică factura: Caută documentul pe care dorești să îl trimiți în lista de „Facturi emise”.
Deschide opțiunile de trimitere: În dreptul facturii respective, vei găsi o pictogramă sub formă de plic sau o opțiune de meniu dedicată trimiterii prin email
Introdu adresa de email: Dacă adresa clientului nu a fost salvată anterior, introdu emailul destinatarului în fereastra care apare.
Confirmă expedierea: Apasă butonul „Trimite”. Aplicația va genera automat un email care conține factura în format PDF ca atașament.
Ce trebuie să știi
- Formatul atașamentului: Clientul va primi factura în format PDF, care este ușor de vizualizat pe orice dispozitiv.
- Automatizare: Dacă introduci emailul clientului în momentul în care îl adaugi în baza de date, aplicația îl va reține pentru toate trimiterile viitoare.
- Independența de SPV: Trimiterea pe email este o metodă de curtoazie comercială și de informare rapidă; aceasta nu înlocuiește obligația legală de a transmite factura în format XML prin sistemul e-Factura ANAF.
Probleme frecvente
- Clientul spune că nu a primit emailul: Recomandă-i să verifice folderul „Spam” sau „Junk”. De asemenea, verifică dacă ai scris corect adresa de email în aplicație.
- Pot trimite mai multe facturi deodată?: În acest moment, trimiterea se face individual pentru fiecare factură pentru a asigura trasabilitatea documentelor.
Următorii pași
După ce ai trimis factura pe email, poți verifica în secțiunea „Facturi SPV” dacă documentul a fost validat și de către ANAF, asigurându-te astfel că ești acoperit din toate punctele de vedere (comercial și legal).